Quittungen scannen

Dieser Skill verwandelt einen Stapel Belege in eine nachvollziehbare Spesenabrechnung. Ausgabesprache ist Deutsch, Währung und Format richten sich nach den Belegen und der Vorgabe der Nutzerin.

Wann dieser Skill greift

• Ein Ordner mit Quittungen soll ausgewertet werden.
• Eine Monats- oder Reisekostenabrechnung steht an.
• Belege sollen für die Buchhaltung oder Steuererklärung sortiert werden.
• Eine Frage wie "Wie viel wurde letzten Monat für Software ausgegeben?" wird gestellt.

Schritt 1 – Belege finden

Übliche Quellen:

• Ein Ordner belege oder receipts im Projekt.
• Dateien, die direkt in die Unterhaltung gezogen werden.
• Ein referenzierter Cloud-Ordner.

Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, HEIC, Screenshots von Bestätigungsmails. Anzahl gefundener Dateien zuerst melden, bevor die Verarbeitung startet.

Schritt 2 – Daten je Beleg extrahieren

Feld	Hinweise
Datum	Leistungs- bzw. Rechnungsdatum, Format TT.MM.JJJJ
Anbieter	Firmenname wie auf dem Beleg
Belegnummer	Falls vorhanden, für die Buchhaltung
Bruttobetrag	Inklusive Währungssymbol
Währung	CHF, EUR, USD – nicht stillschweigend umrechnen
MWST-Satz und -Betrag	Getrennt ausweisen, wenn auf dem Beleg vorhanden
Kategorie	Software, Reisen, Verpflegung, Büromaterial, Ausrüstung, Dienstleistungen, Sonstiges
Zahlungsmittel	Karte (letzte 4 Stellen), PayPal, Rechnung, bar
Geschäftlich / privat	Falls erkennbar oder angegeben

Schritt 3 – Prüfen und bereinigen

• Doppelte Belege erkennen (gleicher Anbieter, gleiches Datum, gleicher Betrag) und markieren.
• Fremdwährungen nur umrechnen, wenn ein Kurs vorgegeben wird; Kurs und Datum dokumentieren.
• Unleserliche Werte kennzeichnen und mit bester Schätzung plus Hinweis versehen.
• Auffällig hohe Beträge und Belege ohne MWST-Ausweis gesondert listen.

Schritt 4 – Bericht erstellen

SPESENABRECHNUNG
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Zeitraum: [frühestes Datum] bis [spätestes Datum]
Belege:   [Anzahl]
Total:    CHF X'XXX.XX  (davon MWST CHF XX.XX)

NACH KATEGORIE
Software:        CHF XXX.XX  (X Belege)
Reisen:          CHF XXX.XX  (X Belege)
Verpflegung:     CHF XXX.XX  (X Belege)
Büromaterial:    CHF XXX.XX  (X Belege)
Dienstleistungen:CHF XXX.XX  (X Belege)

EINZELPOSTEN
Datum      | Anbieter        | Kategorie | MWST   | Betrag
-----------|-----------------|-----------|--------|----------
01.01.2026 | Adobe           | Software  |  4.12  | CHF 54.99
03.01.2026 | SBB             | Reisen    |  9.60  | CHF 128.00

HINWEISE
- [schwer lesbare Belege]
- [mögliche Doppelerfassungen]
- [ungewöhnlich hohe Positionen]

Schritt 5 – Export

Nachfragen: "Als CSV für die Buchhaltung oder als Textbericht?"

CSV-Kopfzeile: Datum,Anbieter,Belegnummer,Kategorie,Waehrung,Nettobetrag,MWST,Bruttobetrag,Zahlungsmittel,Notiz

Zahlen im CSV ohne Tausendertrennzeichen, Dezimalpunkt, keine Währungssymbole in Zahlenfeldern.

Regeln

• Rechnen ist Pflicht: Kategoriesummen müssen exakt das Total ergeben.
• Nichts erfinden – fehlende Felder bleiben leer und werden in den Hinweisen genannt.
• Einzelposten nach Datum sortieren, ältester zuerst.
• Vorgaben der Buchhaltung (Kontenrahmen, Kostenstellen) übernehmen, wenn genannt.
• Belegdateien nie verändern oder umbenennen, ohne dies anzukündigen.

Anti-Patterns

• Währungen stillschweigend mischen oder umrechnen.
• MWST in den Nettobetrag hineinrechnen.
• Kategorien frei erfinden statt der definierten Liste zu folgen.
• Unleserliche Belege kommentarlos weglassen.

Qualitätscheck vor Abgabe

• Anzahl verarbeiteter Belege entspricht der Anzahl gefundener Dateien
• Summen geprüft und stimmig
• Währungen konsistent ausgewiesen
• Auffälligkeiten in den Hinweisen dokumentiert
• Exportformat mit der Nutzerin geklärt

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Zuletzt aktualisiert: 14.08.2026 · Version 1.1.0 · skills.fragroger.ai

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