Handwerker-Kalkulation in Excel

Wozu dieser Skill

Handwerksbetriebe verlieren Geld selten an schlechter Arbeit, sondern an Kalkulationen, die ihre eigenen Kosten nicht kennen. Typisch sind drei Muster: Gemeinkosten werden komplett über den Stundensatz verteilt, obwohl der Auftrag materialintensiv ist. Skonto wird nachträglich gewährt, aber nie einkalkuliert. Und es gibt keine Nachkalkulation, also lernt der Betrieb nie, ob seine Zeitansätze stimmen.

Dieser Skill baut Mappen, die diese drei Löcher schliessen: jede Annahme steht in einer eigenen, sichtbaren Zelle, jede Zahl entsteht aus einer Formel, und die Struktur trennt sauber zwischen Mengen, Ansätzen und Zuschlägen. Der Betrieb soll an Stellschrauben drehen können, ohne dass jemand die Mappe neu bauen muss.

Reihenfolge der Arbeit

Erst den Auftrag klären, dann den Inhalt zusammentragen, erst zuletzt die Datei bauen. Wer zuerst Excel öffnet, baut Struktur um Zahlen herum, die noch gar nicht feststehen.

Schritt 1, Auftrag klären. Diese fünf Punkte braucht es, bevor gebaut wird. Fehlt etwas, einmal kompakt nachfragen und nicht Punkt für Punkt.

1. Branche und Gewerk (Maler, Gipser, Schreiner, Sanitär, Elektro, Garten- und Landschaftsbau, anderes)
2. Bauform: Vorkalkulation, Nachkalkulation, Stundensatz, Rapport, oder eine Kombination
3. Projektumfang: Objekt, Menge, Wiederholung (ein Bad oder zwölf gleiche Bäder)
4. Eigene Zahlen des Betriebs, falls vorhanden: Löhne, Sozialkostensatz, Gemeinkostenzuschläge, Verrechnungssatz
5. Zweck: echte Offerte, interne Kontrolle, oder Demo für Schulung und Workshop

Bei einer Demo oder einem Schulungsbeispiel entfällt Punkt 4. Dann werden die Richtwerte aus diesem Skill verwendet und im Titel sowie auf dem Anleitungsblatt klar als Demo-Annahmen markiert.

Schritt 2, Inhalt festlegen. Positionen, Mengen, Zeit- und Materialansätze zusammenstellen. Die Richtwerte weiter unten sind der Startpunkt, nicht das Ergebnis.

Schritt 3, bauen. Für die Excel-Mechanik dem xlsx-Skill folgen: openpyxl, Formeln statt gerechneter Werte, danach zwingend recalc.py bis null Fehler. Dieser Skill liefert den fachlichen Inhalt, der xlsx-Skill die handwerkliche Umsetzung.

Die Rechenkette

Alle vier Bauformen benutzen dieselbe Logik. Wer sie einmal versteht, versteht jede Mappe aus diesem Skill.

Menge x Zeitansatz                      = Stunden
Stunden x Mittellohn (Kostensatz)       = Lohnkosten
Menge x Materialansatz x Materialpreis  = Materialkosten
+ Fremdleistungen (Gerüst, Subunternehmer, Miete)
= Einzelkosten
+ Baustellengemeinkosten (% der Einzelkosten)
+ Verwaltungsgemeinkosten (% der Einzelkosten)
= Selbstkosten
+ Wagnis und Gewinn (% der Selbstkosten)
= Angebotssumme netto
- Skonto
+ MWSt
= Rechnungsbetrag

Zwei Punkte, die in der Praxis regelmässig schieflaufen und deshalb in jeder Mappe explizit werden müssen:

Gemeinkosten auf die Einzelkosten, nicht nur auf die Stunden. Wer sie ausschliesslich im Stundensatz versteckt, kalkuliert materialintensive Aufträge systematisch zu knapp und lohnintensive zu teuer. Wenn ein Betrieb dennoch nur mit Stundensätzen arbeiten will, dann mit einem separaten Materialzuschlag von 8 bis 15 Prozent, und das im Blatt begründen.

Skonto gehört in die Kalkulation, nicht in die Verhandlung. Zwei Prozent auf die Nettosumme sind bei acht Prozent Gewinnzuschlag rund ein Viertel des Gewinns. Skonto immer als eigene Zeile führen, damit sichtbar bleibt, was es kostet.

Bauform 1: Vor- und Offertkalkulation

Fünf Blätter, in dieser Reihenfolge in der Mappe:

Blatt	Inhalt	Eingaben?
Anleitung	Aufbau, Farblegende, Rechenlogik, typische Fehlerquellen	nein
Übersicht	Projektkopf, Ergebnis von den Einzelkosten bis zum Rechnungsbetrag, Kennzahlen	nur Projektkopf
Stammdaten	Löhne, Materialpreise, Fremdleistungen, Zuschlagssätze, Projektparameter	ja, alle
Leistungsverzeichnis	Positionen mit Menge, Zeitansatz, Materialansatz je Referenzeinheit	ja, Mengen und Ansätze
Kalkulation	Zuschlagskalkulation je Einheit oder Objekt, Zusammenzug	nein

Das Leistungsverzeichnis rechnet immer eine Referenzeinheit durch, also ein Haus, eine Wohnung, ein Bad. Die Kalkulation vervielfacht diese Basis. Das hält die Mappe klein und macht Wiederholungseffekte sichtbar.

Spalten im Leistungsverzeichnis, bewährte Reihenfolge:

Pos | Leistung | Bereich | Einheit | Menge | Std./Einheit | Stunden |
Material | Ansatz/Einheit | Mat.-Einheit | Preis | Materialkosten |
Lohnkosten | Einzelkosten | Netto-Fläche zählen

Der Materialpreis wird nicht abgetippt, sondern über den Materialnamen geholt:

=INDEX(Stammdaten!$B$19:$B$27,MATCH(H5,Stammdaten!$A$19:$A$27,0))

So bleibt der Preis an einer Stelle pflegbar, und ein Tippfehler im Materialnamen fällt sofort als Fehler auf statt still als falscher Preis durchzulaufen.

Die letzte Spalte ist der unscheinbarste und wichtigste Teil. Dieselbe Wand wird gespachtelt, grundiert und gestrichen, taucht also dreifach in den Mengen auf. Eine Kennzahl wie "Franken je Quadratmeter" wird dadurch um Faktor drei zu tief und lädt zu falschen Quervergleichen ein. Mit einer Ja-Markierung auf den flächenbildenden Positionen und SUMIF darauf bleibt die Netto-Fläche ehrlich.

Wiederholungseffekt. Bei mehreren gleichen Objekten eine Lernkurve von 2 bis 5 Prozent je Objekt ansetzen, als eigene, sichtbare Zeile:

=(1-Stammdaten!$B$40)^(Objektnummer-1)

Die Lernkurve wirkt nur auf die Stunden. Wiederholung spart Zeit, nicht Farbe und nicht Gerüstmiete. Einen Einkaufsvorteil beim Material bildet man über den Materialpreis ab, nicht über die Lernkurve.

Bauform 2: Nachkalkulation Soll-Ist

Nur sinnvoll, wenn die Sollwerte aus derselben Mappe kommen. Ein zusätzliches Blatt "Nachkalkulation" mit einer Zeile je Position aus dem Leistungsverzeichnis:

Pos | Leistung | Soll Std. | Ist Std. | Abw. Std. | Abw. % |
Soll Material | Ist Material | Abw. CHF | Bemerkung

Sollwerte per Formel aus dem Leistungsverzeichnis ziehen, Istwerte entweder direkt eingeben oder per SUMIFS aus dem Rapportblatt aggregieren:

=SUMIFS(Rapport!$E$5:$E$500,Rapport!$C$5:$C$500,$A5)

Eine Ampel über bedingte Formatierung auf der prozentualen Abweichung: bis 5 Prozent grün, bis 15 Prozent gelb, darüber rot. Die Schwellen gehören in die Stammdaten, nicht in die Formatierungsregel, sonst kann sie niemand anpassen.

Unter der Tabelle die drei Zahlen, um die es eigentlich geht: erzielter Deckungsbeitrag, effektiver Stundenertrag, und die Differenz zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Verrechnungssatz. Eine Nachkalkulation, die nur Abweichungen zeigt, aber nicht sagt, was der Auftrag verdient hat, wird nicht gelesen.

Bauform 3: Stundensatz und Verrechnungssatz

Eigenständige Mappe oder Zusatzblatt. Die Kette:

Jahresarbeitszeit brutto (Sollstunden)
- Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung
- unproduktive Zeit (Werkstatt, Rüsten, Fahrten ohne Verrechnung)
= produktive Stunden je Mitarbeitenden und Jahr
Jahreslohnkosten (Brutto + Sozialleistungen + Nebenkosten)
/ produktive Stunden                    = Lohnkostensatz je Stunde
+ anteilige Gemeinkosten je Stunde      = Selbstkostensatz
+ Wagnis und Gewinn                     = Verrechnungssatz

Der Produktivitätsgrad ist die empfindlichste Zahl der ganzen Rechnung. Von 1'900 Sollstunden bleiben in der Praxis 1'500 bis 1'650 verrechenbare Stunden. Sinkt der Grad um fünf Prozentpunkte, steigt der nötige Verrechnungssatz um rund sechs Prozent. Diese Sensitivität als kleine Tabelle mit drei Szenarien danebenstellen, das überzeugt mehr als jede Erklärung.

Bei mehreren Lohnarten einen gewichteten Mittellohn rechnen und die Teamanteile als Eingabe führen, mit Kontrolle auf Summe 100 Prozent:

=(B6*B9+B7*B10+B8*B11)*(1+B12+B13)
=IF(ROUND(B9+B10+B11,4)=1,"ok","Anteile prüfen")

Bauform 4: Regie- und Materialrapport

Erfassungsvorlage für die Baustelle, bewusst schmal:

Datum | Mitarbeitende | Position | Stunden | Material | Menge | Bemerkung

Damit die Rapporte in die Nachkalkulation laufen, muss die Positionsnummer exakt mit dem Leistungsverzeichnis übereinstimmen. Deshalb eine Datenüberprüfung als Liste auf die Positionsspalte legen, die auf die Positionsnummern verweist. Freitext in dieser Spalte macht jede Auswertung wertlos.

Mindestens 200 Leerzeilen vorformatieren, eine ausgefüllte Beispielzeile stehen lassen und als Beispiel kennzeichnen. Wer das Blatt am Freitagabend ausfüllt, soll nicht raten müssen, in welchem Format das Datum erwartet wird.

Richtwerte Schweiz

Alle Werte sind Erfahrungsbandbreiten für Neubau und normale Verhältnisse, keine Marktpreise. Sie dienen als Startpunkt, wenn der Betrieb keine eigenen Zahlen mitbringt, und gehören in der Mappe als Annahme gekennzeichnet. Bringt der Betrieb eigene Werte mit, haben diese immer Vorrang.

Lohn und Zuschläge

Parameter	Bandbreite	Bemerkung
Bruttolohn Lernender	8 bis 14 CHF/h	je Lehrjahr
Bruttolohn Handwerker	30 bis 38 CHF/h	je Gewerk und Erfahrung
Bruttolohn Vorarbeiter	38 bis 46 CHF/h
Bruttolohn Meister, Polier	45 bis 55 CHF/h
Sozialleistungen	20 bis 25 %	AHV, IV, EO, ALV, BVG, UVG, KTG, FAK
Ferien, Feiertage, 13. Monatslohn	13 bis 16 %	nur zusätzlich, wenn nicht schon im Bruttolohn
Lohnnebenkosten	3 bis 8 %	Reisezeit, Kleidung, Kleinwerkzeug
Baustellengemeinkosten	4 bis 10 %	Einrichtung, Fahrzeuge, Bauleitung
Verwaltungsgemeinkosten	8 bis 18 %	Büro, Administration, Versicherungen, EDV
Wagnis und Gewinn	5 bis 12 %	Risiko und Unternehmerlohn
Produktive Stunden je Jahr	1'500 bis 1'650	von rund 1'900 Sollstunden
Skonto	2 %	auf die Nettosumme
MWSt Normalsatz	8.1 %	Schweiz, Stand 2026, vor Verwendung kurz prüfen

Ob Ferien und 13. Monatslohn schon im Bruttolohn stecken oder separat aufgeschlagen werden, muss die Mappe eindeutig sagen. Doppelt gerechnet sind es rund 15 Prozent zu viel, gar nicht gerechnet ebenso viel zu wenig.

Zeitansätze je Gewerk

Maler

Leistung	Einheit	Ansatz
Wände spachteln und schleifen Q2	m2	0.08 bis 0.12 h
Grundieren	m2	0.03 h
Dispersion, 2 Anstriche	m2	0.08 bis 0.10 h
Decken spachteln und streichen	m2	0.12 bis 0.16 h
Treppenhaus, erschwerter Zugang	m2	0.16 h
Türen und Zargen lackieren	Stk	0.5 bis 0.7 h
Fassade Deckanstrich, 2 Anstriche	m2	0.12 bis 0.16 h
Abdecken und Schutzmassnahmen	m2	0.02 h

Materialansätze: Dispersion innen 0.30 l/m2 für zwei Anstriche, Grundierung 0.12 l/m2, Spachtelmasse 0.35 kg/m2, Fassadenfarbe mineralisch 0.40 l/m2, Holzlack 0.35 l je Tür.

Gipser

Leistung	Einheit	Ansatz
Gipsplatten-Trennwand, beidseitig beplankt	m2	0.50 bis 0.65 h
Abgehängte Decke	m2	0.60 bis 0.80 h
Grund- und Deckputz innen	m2	0.40 bis 0.50 h
Spachteln Q3	m2	0.15 bis 0.20 h
Aussenwärmedämmung, verputzt	m2	0.80 bis 0.95 h

Schreiner

Leistung	Einheit	Ansatz
Innentür mit Zarge montieren	Stk	1.5 bis 2.2 h
Korpus Einbauschrank fertigen	lfm	4.0 bis 5.5 h
Einbauschrank montieren	lfm	1.0 bis 1.5 h
Küche montieren	lfm	1.0 bis 1.5 h
Parkett schwimmend verlegen	m2	0.30 bis 0.40 h

Sanitär

Leistung	Einheit	Ansatz
WC-Anlage inkl. Anschluss	Stk	3.0 bis 4.0 h
Waschtisch mit Armatur	Stk	2.0 bis 3.0 h
Dusche oder Badewanne	Stk	4.0 bis 5.5 h
Leitung Kalt- und Warmwasser verlegen	lfm	0.30 bis 0.40 h
Heizkörper montieren und anschliessen	Stk	1.2 bis 1.8 h

Elektro

Leistung	Einheit	Ansatz
Schalter- oder Steckdosenstelle, unter Putz	Stelle	0.6 bis 0.9 h
Schlitzen und Dose setzen	Stelle	0.3 bis 0.4 h
Kabel ziehen	lfm	0.04 bis 0.06 h
Verteiler je Abgang bestücken	Abgang	0.3 bis 0.5 h
Leuchte anschliessen und montieren	Stk	0.4 bis 0.6 h

Garten- und Landschaftsbau

Leistung	Einheit	Ansatz
Rasen ansäen inkl. Bodenvorbereitung	m2	0.08 bis 0.12 h
Betonstein pflastern inkl. Bettung	m2	0.50 bis 0.65 h
Randabschluss setzen	lfm	0.25 bis 0.35 h
Hecke pflanzen	lfm	0.20 bis 0.30 h
Baum pflanzen inkl. Verankerung	Stk	1.5 bis 2.5 h

Maschinenstunden im Garten- und Landschaftsbau sowie im Tiefbau gehören nicht in den Lohnansatz, sondern als eigene Zeile mit eigenem Kostensatz. Bagger, Anhänger und Rüttelplatte kosten unabhängig davon, wer sie bedient.

Was der Betrieb selbst beisteuern muss

Materialpreise sind regional und zeitlich zu volatil für Richtwerte. Immer beim Betrieb erfragen oder als klar markierte Platzhalter setzen, die vor der Verwendung ersetzt werden. Dasselbe gilt für Fremdleistungen wie Gerüst, Entsorgung und Subunternehmer.

Bauhinweise für die Mappe

Farblogik, ohne sie ist eine Kalkulationsmappe nach vier Wochen unbedienbar:

• Blaue Schrift auf gelbem Grund: Eingabe, darf und soll geändert werden
• Schwarz: Formel im gleichen Blatt
• Grün: Formel mit Verweis auf ein anderes Blatt
• Grün hinterlegt: Zwischen- oder Endsumme

Diese Legende gehört auf das Anleitungsblatt, sonst ist sie nur Dekoration.

Zahlenformate. Beträge #,##0.00 mit der Einheit im Spaltentitel, Nullwerte als Strich, Prozente als 0.0% und als Bruch gespeichert. Stunden mit einer Nachkommastelle. Schriftart durchgehend Arial.

Formeln. SUMIFS, INDEX, MATCH, SUMPRODUCT, IFERROR funktionieren zuverlässig. XLOOKUP, FILTER, SORT und UNIQUE nicht verwenden, sie überleben die Neuberechnung nicht. Jede Annahme steht in einer eigenen Zelle und wird referenziert, nie als Zahl in die Formel geschrieben: =B5*(1+$B$6) statt =B5*1.05.

Kontrollen. Jede Mappe bekommt mindestens diese eingebauten Prüfungen:

• Summe der Teamanteile ergibt 100 Prozent
• Anteil Lohn und Anteil Material an den Einzelkosten, als Plausibilitätsanker
• effektiver Netto-Erlös je Stunde, der Wert, den der Betrieb im Kopf hat
• Netto-Fläche ohne Mehrfachbearbeitung, wo Flächen mehrfach bearbeitet werden

Dokumentation. Jede Annahme und jede fest eingetragene Zahl braucht eine Quelle in Sichtweite, in der Bemerkungsspalte oder als Zellkommentar. Bei Richtwerten aus diesem Skill: "Erfahrungsbandbreite, vom Betrieb zu bestätigen". Bei Zahlen vom Betrieb: wer sie wann geliefert hat.

Neuberechnung. Nach dem Bauen recalc.py laufen lassen, bis null Fehler gemeldet werden. Eine fehlerfreie Neuberechnung beweist allerdings nur, dass die Formeln rechnen, nicht dass sie richtig rechnen. Deshalb zwei oder drei Werte von Hand nachrechnen, bevor die Mappe ausgeliefert wird.

Plausibilisierung vor der Auslieferung

Bevor die Mappe rausgeht, diese Kennzahlen prüfen und im Antworttext nennen. Sie fangen die Fehler ab, die eine fehlerfreie Neuberechnung nicht sieht:

Kennzahl	Erwartungsbereich	Was ein Ausreisser bedeutet
Netto-Erlös je Stunde	85 bis 130 CHF	zu tief: Zuschläge oder Mittellohn zu knapp
Materialanteil an der Angebotssumme	10 bis 35 %	über 40 %: Materialzuschlag fehlt
Lohnanteil an den Einzelkosten	55 bis 80 %	unter 50 %: Zeitansätze prüfen
Gemeinkosten in Prozent der Einzelkosten	15 bis 25 %	über 30 %: Doppelzählung

Liegt ein Wert daneben, nicht stillschweigend korrigieren, sondern die Abweichung benennen und den wahrscheinlichen Grund dazuschreiben. Der Betrieb kennt seine Zahlen besser als jede Bandbreite.

Sprache und Konventionen

Schweizer Rechtschreibung, also doppel-s statt scharfem s, und ä, ö, ü ausgeschrieben. Währung CHF, MWSt statt Mehrwertsteuer, Offerte statt Angebot, Rapport statt Stundenzettel. Blattnamen und Spaltentitel in der Sprache des Betriebs, nicht in Fachchinesisch.

Antwort an den Nutzer

Die Datei liefern und kurz halten: die Blattstruktur in einem Satz, die drei bis fünf Kernzahlen als Tabelle, und die ein oder zwei Stellen benennen, an denen die Kalkulation kippt, wenn eine Annahme nicht stimmt. Keine Nacherzählung der Blätter, die kann der Nutzer selbst öffnen. Bei einer Demo dazusagen, dass die Zahlen Annahmen sind und was ersetzt werden muss, bevor daraus eine echte Offerte wird.

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Zuletzt aktualisiert: 02.09.2026 · Version 1.0.0 · skills.fragroger.ai

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