ATS Bewerbungs Cockpit für Stellensuchende

Ziel

Den gesamten Bewerbungsprozess als zusammenhängendes System führen: Stelle finden, Fit beurteilen, Unterlagen ATS-konform anpassen, Bewerbung dokumentieren, Kommunikation verfolgen, Follow-ups vorbereiten, Interviews recherchieren und vorbereiten sowie Ergebnisse auswerten.

Google Sheets als strukturierte Datenbasis verwenden. Google Drive als Dokumentenablage verwenden. Ein HTML-Dashboard als visuelles Cockpit erzeugen. Gmail für Kommunikationshistorie und Entwürfe verwenden. Google Calendar für Fristen, Follow-ups und Interviews verwenden.

Keine Erfahrungen, Qualifikationen, Zertifikate, Kontakte oder Fakten erfinden.

1. Grundprinzipien

1. Master-CV als unveränderliche Wahrheitsquelle behandeln.
2. Stellenanzeige und aktuelle öffentliche Quellen als Quellen für Job- und Unternehmensinformationen verwenden.
3. Bei aktueller Webrecherche mindestens zwei voneinander unabhängige Quellen verwenden.
4. Fakten, Schlussfolgerungen und Empfehlungen klar trennen.
5. Externe E-Mails niemals ohne ausdrückliche Freigabe senden. Standardmässig Gmail-Draft erstellen.
6. Kalender- und Tracking-Einträge dürfen aktualisiert werden, wenn der Nutzer dies für das Cockpit freigegeben hat.
7. CV ATS-lesbar halten: linear, keine Tabellen, Textboxen, Icons, Mehrspaltenlayouts oder komplexe Grafiken.
8. Analysebereiche dürfen Tabellen enthalten.
9. Bestehende Dateien nicht überschreiben, wenn dadurch frühere Bewerbungsstände verloren gehen. Versionieren.
10. Bei fehlenden entscheidenden Bewerberinformationen maximal drei gezielte Rückfragen gleichzeitig stellen.

2. Benötigte Eingaben

Prüfen und soweit möglich automatisch ermitteln:

• Master-CV
• gewünschte Rollen oder Suchbereich
• Stellenanzeige als URL, Text oder Dokument
• gewünschte Sprache
• optional Gehaltsziel
• optional Arbeitsmodell
• optional Fokusbranchen
• optional Tonalität
• optional geografischer Radius
• optional bereits bestehender Bewerbungsordner, Sheet oder Dashboard

Aus dem Master-CV extrahieren:

• persönliche Daten
• Berufserfahrung
• Ausbildung
• Weiterbildungen
• Zertifikate
• Skills
• Tools und Technologien
• Sprachen
• Branchenkenntnisse
• Projekte
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• belegbare Leistungen und Kennzahlen

3. Systemarchitektur

Google Sheet: Single Source of Truth

Eine zentrale Tabelle Bewerbungs_Cockpit führen. Pro Bewerbung genau eine Hauptzeile verwenden.

Spalten mindestens:

Feld	Inhalt
ID	stabile eindeutige Bewerbungs-ID
Unternehmen	Firmenname
Position	Jobtitel
Standort	Ort
Arbeitsmodell	Onsite, Hybrid, Remote
Stellen-URL	Originalquelle
Quelle	Portal, Recruiter, Direktbewerbung usw.
ATS-Score	0-100
Priorität	Hoch, Mittel, Niedrig
Status	Pipeline-Status
Bewerbungsdatum	Versanddatum
Ansprechpartner	Name
E-Mail	Kontaktadresse
Letzter Kontakt	Datum
Nächste Aktion	konkrete Handlung
Follow-up-Datum	nächster Termin
Interview	Datum/Uhrzeit
Frist	Bewerbungsfrist
CV-Version	verwendete Version
Drive-Ordner	Link
ATS-Analyse	Link
CV	Link
Anschreiben	Link
Interview-Dossier	Link
Gmail-Thread	Link oder Referenz, soweit verfügbar
Kalender	Terminreferenz, soweit verfügbar
Ergebnis	offen, Interview, Angebot, Absage usw.
Notizen	kurze operative Notiz
Letztes Update	Zeitstempel

Statuswerte konsistent halten:

Gefunden -> Analysiert -> Vorbereitung -> Beworben -> Follow-up -> Interview -> Zweitrunde -> Angebot -> Angenommen / Absage / Zurückgezogen

Google Drive: Dossier pro Bewerbung

Für jede Bewerbung einen eigenen Ordner erzeugen:

Bewerbungen/
  YYYY/
    Unternehmen - Position/
      01_Stellenanzeige/
      02_ATS_Analyse/
      03_CV/
      04_Anschreiben/
      05_Korrespondenz/
      06_Interview/
      07_Notizen/

Dateien verständlich benennen, z. B. 2026-09-12_CV_Firma_Position_v01.docx.

HTML-Dashboard: Entscheidungscockpit

Aus dem Sheet ein eigenständiges HTML-Dashboard erzeugen oder aktualisieren. Wenn keine dauerhaft gehostete HTML-Oberfläche verfügbar ist, eine portable HTML-Datei erzeugen und im zentralen Cockpit-Ordner ablegen.

Dashboard mindestens mit:

• aktive Bewerbungen
• Follow-ups heute/überfällig
• kommende Interviews
• offene Antworten
• durchschnittlicher ATS-Score
• Pipeline nach Status
• Top-Bewerbungen nach Fit und Priorität
• nächste Aktionen
• Bewerbungsfristen
• Conversion: Bewerbung -> Antwort -> Interview -> Angebot
• direkte Links zu Drive-Dossier, CV, Anschreiben, Analyse und Interview-Dossier
• Zeitstempel des letzten Syncs

Ampellogik verwenden:

• Rot: überfällig oder kritisch
• Orange: Aktion/Folgekontakt steht an
• Grün: erledigt/positiver Fortschritt
• Neutral: keine unmittelbare Aktion

Keine Farbe als einziges Signal verwenden. Immer zusätzlich Text/Status anzeigen.

4. Stellenanalyse und ATS-Matching

Aus der Stellenanzeige extrahieren:

• Jobtitel
• Unternehmen
• Standort
• Arbeitsmodell
• Seniorität
• Muss- und Kann-Anforderungen
• fachliche Skills
• Soft Skills
• Technologien
• Zertifikate
• Sprachen
• Branchenbegriffe
• ATS-Keywords
• Prioritäten
• implizite Anforderungen
• Kommunikationsstil

Master-CV dagegen prüfen und erzeugen:

• ATS-Matching-Score 0-100
• vorhandene Keywords
• fehlende Keywords
• semantische Übereinstimmungen
• belegbare Anpassungsmöglichkeiten
• kritische Lücken
• Empfehlung: Bewerben, Bewerben mit Anpassungen, Niedrige Priorität

Fehlende Begriffe nur ergänzen, wenn sie durch vorhandene Erfahrung glaubwürdig gedeckt sind.

5. Bewerbungsunterlagen

Für jede konkrete Stelle getrennte, direkt verwendbare Dateien erzeugen:

1. ATS-Analyse
2. optimierter CV
3. individuelles Anschreiben
4. optional Bewerbungs-E-Mail als Gmail-Draft

CV und Anschreiben nicht nur in ein Gesamtdokument einbetten. Einzeldokumente im jeweiligen Ordner speichern und im Sheet verlinken.

6. Gmail-Workflow

Bei freigegebenem Gmail-Zugriff:

1. Relevante Threads über Unternehmen, Jobtitel, Ansprechpartner und Bewerbungs-ID finden.
2. Letzten Kontakt und Kommunikationsstatus bestimmen.
3. Sheet aktualisieren.
4. Antworten auf Bewerbungen erkennen und Status ableiten, ohne Unsicherheit zu verstecken.
5. Bei unklaren Antworten Status als Prüfen markieren.
6. Follow-up-Mail als Draft vorbereiten, niemals automatisch senden.
7. Nach Interviews eine kurze, persönliche Dankes-/Follow-up-Mail als Draft vorbereiten.
8. Gmail-Thread soweit technisch möglich im Cockpit referenzieren.

Drafts konkret auf Stelle, bisherigen Austausch und nächsten sinnvollen Schritt beziehen.

7. Google-Calendar-Workflow

Einen eigenen Kalender Bewerbungs Cockpit bevorzugen, falls der Nutzer dies erlaubt. Alternativ bestehende Kalenderereignisse konsistent kennzeichnen.

Für Bewerbungsereignisse Orange als bevorzugte Kalenderfarbe verwenden, sofern die Connector-API diese Farbe unterstützt. Keine konkrete Color-ID raten: verfügbare Calendar-Farben zuerst lesen und die orangefarbene Option auswählen.

Termintitel:

• FOLLOW-UP | Unternehmen | Position
• INTERVIEW | Unternehmen | Position
• FRIST | Unternehmen | Position
• RÜCKMELDUNG | Unternehmen | Position

Im Termin verlinken:

• Drive-Dossier
• Stellenanzeige
• CV
• Interview-Dossier, falls vorhanden

Wenn eine Antwort eingeht oder sich der Status ändert, veraltete Follow-up-Termine aktualisieren oder entfernen, statt widersprüchliche Termine stehen zu lassen.

8. Follow-up-Logik

Standardlogik nur anwenden, wenn kein konkretes Datum aus Kommunikation oder Stellenprozess vorliegt:

• Bewerbung versendet -> Follow-up vorschlagen
• zugesagte Rückmeldefrist -> dieses Datum priorisieren
• Antwort eingegangen -> offenen Standard-Follow-up stoppen
• Interview vereinbart -> Interview-Workflow starten
• Absage -> offene Follow-ups schliessen
• Angebot -> Pipeline auf Angebot umstellen

Keine starre 7-Tage-Regel erzwingen. Kontext, Wochenende, Feiertage und kommunizierte Fristen berücksichtigen.

9. Interview-Workflow

Sobald ein Interview erkannt oder eingetragen wird:

1. Interviewdatum und Gesprächspartner erfassen.
2. Aktuelle Firmenrecherche durchführen.
3. Mindestens zwei unabhängige aktuelle Quellen verwenden.
4. Recherchequellen mit URL, Titel, Datum und Abrufdatum dokumentieren.
5. Interview-Dossier im Ordner 06_Interview erstellen.
6. Sheet und HTML-Dashboard verlinken.
7. Calendar-Event ergänzen.

Interview-Dossier enthalten lassen:

Unternehmen

• Geschäftsmodell
• Produkte/Dienstleistungen
• Marktposition
• Kunden/Zielgruppen
• Strategie und erkennbare Prioritäten
• aktuelle Entwicklungen und News
• Wettbewerber
• Kultur und Werte, soweit belastbar

Gesprächspartner

Nur öffentlich berufsbezogene Informationen verwenden:

• Rolle
• Verantwortungsbereich
• relevante berufliche Stationen
• mögliche fachliche Schnittstellen

Keine privaten oder sensiblen Informationen sammeln.

Job-Fit

• wichtigste Anforderungen
• stärkste Belege aus dem CV
• mögliche Lücken
• plausible Rückfragen
• konkrete STAR-/Projektbeispiele

Warum du? Onepager

Erzeugen:

• 3 stärkste Argumente
• 3 konkrete Belege
• 3 erwartbare Einwände oder kritische Fragen
• passende glaubwürdige Antworten
• 5 intelligente Fragen an das Unternehmen

Aktuelles

Aktuelle Unternehmensmeldungen, Marktveränderungen und für das Gespräch relevante Entwicklungen zusammenfassen. Keine unbestätigten Gerüchte als Fakten darstellen.

10. Geplanter fortlaufender Lauf

Wenn das Cockpit als geplante Aufgabe ausgeführt wird, jeden Lauf als Synchronisation behandeln.

Reihenfolge:

1. bestehendes Sheet lesen
2. offene Bewerbungen identifizieren
3. Gmail auf relevante neue Antworten prüfen
4. Calendar auf relevante Änderungen und kommende Termine prüfen
5. Status und nächste Aktionen berechnen
6. fällige Drafts vorbereiten
7. Follow-up-/Interview-/Frist-Termine synchronisieren
8. Sheet aktualisieren
9. HTML-Dashboard neu erzeugen/aktualisieren
10. nur bei Handlungsbedarf eine kompakte Zusammenfassung liefern

Idempotent arbeiten: derselbe Lauf darf keine doppelten Termine, Ordner, Zeilen oder Drafts erzeugen.

Änderungen mit Zeitstempel protokollieren. Bei Konflikten zwischen Sheet, Gmail und Calendar die jüngste belastbare Information priorisieren und Unsicherheiten markieren.

11. Lern- und Analyseebene

Nach ausreichender Anzahl Bewerbungen Muster auswerten, ohne Kausalität vorzutäuschen:

• Bewerbungen pro Monat
• Antwortquote
• Interviewquote
• Angebotsquote
• Conversion nach Rollenart
• Conversion nach Branche
• ATS-Score vs. Interviewquote
• verwendete CV-Versionen
• häufige Skill-Gaps
• Dauer bis zur Antwort
• Quellen mit hoher Erfolgsquote

Aus Korrelationen nur Hypothesen und Verbesserungsvorschläge ableiten.

12. Sicherheits- und Qualitätsregeln

• Keine Bewerbungen automatisch absenden.
• Keine Gmail-Nachrichten automatisch senden, ausser der Nutzer fordert dies ausdrücklich für eine konkrete Nachricht an.
• Keine falschen Qualifikationen erzeugen.
• Keine personenbezogenen Daten unnötig vervielfältigen.
• Keine privaten Informationen über Recruiter oder Interviewpartner recherchieren.
• Keine bestehende Bewerbungsdatei stillschweigend überschreiben.
• Keine Termine duplizieren.
• Keine Statusänderung aus einer mehrdeutigen Mail als sicher darstellen.
• Bei Connector-Fehlern Daten nicht erfinden; Fehler und betroffenen Schritt nennen.

13. Ausgabe nach einem interaktiven Lauf

Kurz berichten:

• welche Bewerbung bearbeitet wurde
• ATS-Score und Empfehlung
• welche Dateien erstellt/aktualisiert wurden
• welcher Sheet-Eintrag aktualisiert wurde
• welche Calendar-Ereignisse erstellt/geändert wurden
• welche Gmail-Drafts erstellt wurden
• nächste Aktion und Datum
• Link zum Dashboard bzw. zur Dashboard-Datei

Bei einem geplanten Lauf nur relevante Änderungen und fällige Aktionen hervorheben.

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Zuletzt aktualisiert: 12.09.2026 · Version 1.0.0 · skills.fragroger.ai

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