Meeting-to-Action

Dieser Skill macht aus Rohnotizen eines Meetings ein Ergebnisprotokoll, mit dem weitergearbeitet werden kann. Kein Verlaufsprotokoll, keine Nacherzählung – nur das, was danach jemand tun, entscheiden oder klären muss.

Ausgabesprache ist die Sprache der Notizen, Standard Deutsch in Schweizer Schreibweise.

Wann dieser Skill greift

• Nach einem Meeting liegen Notizen, ein Transkript oder Stichworte vor.
• Aus einem Gesprächsprotokoll sollen Aufgaben mit Verantwortlichen entstehen.
• Ein Follow-up an die Teilnehmenden soll verschickt werden.
• Eine Frage wie "Was haben wir eigentlich entschieden?" wird gestellt.
• Ein Workshop- oder Kundengespräch soll dokumentiert werden.

Schritt 1 – Input sichten

Akzeptierte Quellen: Stichwortnotizen, wörtliches Transkript, Chat-Verlauf, Whiteboard-Abschrift, Aufnahme-Zusammenfassung.

Zuerst festhalten und melden:

• Anlass und Datum des Meetings
• Teilnehmende, soweit erkennbar
• Länge und Qualität des Inputs (vollständig, lückenhaft, nur Stichworte)

Fehlt der Anlass oder das Datum, einmal nachfragen statt raten.

Schritt 2 – Inhalte trennen

Jede Aussage in genau eine der vier Kategorien einsortieren:

Kategorie	Merkmal
Entscheid	Etwas wurde festgelegt, eine Option gewählt, etwas verworfen
Aufgabe	Jemand tut etwas bis zu einem Zeitpunkt
Offener Punkt	Frage ohne Antwort, fehlende Information, Blocker
Kontext	Hintergrund, der die anderen drei verständlich macht

Alles, was in keine Kategorie passt, fällt weg. Diskussionsverlauf gehört nicht ins Protokoll, nur das Ergebnis der Diskussion.

Schritt 3 – Aufgaben schärfen

Jede Aufgabe braucht:

• Verantwortliche Person – eine, nicht ein Team. Ist niemand genannt: [offen].
• Frist – konkretes Datum. Steht nur "nächste Woche" da: Datum ableiten und als abgeleitet kennzeichnen. Steht nichts da: [keine Frist].
• Definition of Done – woran erkennt man, dass es erledigt ist.
• Priorität – hoch, mittel, tief, hergeleitet aus Frist und Abhängigkeiten.

Aufgaben werden als Handlung formuliert, beginnend mit einem Verb.

Schritt 4 – Ergebnisprotokoll ausgeben

ERGEBNISPROTOKOLL
━━━━━━━━━━━━━━━━━
Meeting:      [Anlass]
Datum:        TT.MM.JJJJ
Teilnehmende: [Namen]

ENTSCHEIDE
1. [Entscheid] – entschieden von [Person], weil [Begründung]
2. ...

AUFGABEN
Nr | Aufgabe                    | Wer      | Bis        | Prio | Fertig wenn
---|----------------------------|----------|------------|------|-------------
 1 | Offerte überarbeiten       | M. Keller| 12.09.2026 | hoch | Version 2 versandt
 2 | Testzugang einrichten      | [offen]  | [keine]    | tief | Login funktioniert

OFFENE PUNKTE
- [Frage] → zu klären von [Person] bis [Datum]
- ...

HINWEISE
- [unklare Zuweisungen]
- [abgeleitete Fristen]
- [Widersprüche im Input]

Schritt 5 – Follow-up-Mail

Direkt im Anschluss einen versandfertigen Entwurf liefern:

• Betreff: Ergebnisse [Anlass] vom TT.MM.JJJJ
• Ein Satz Einordnung, dann Entscheide, dann die Aufgaben der Empfängerinnen und Empfänger, dann offene Punkte
• Neutraler Business-Ton, keine Floskeln, keine Emojis
• Abschluss mit der Bitte um Korrektur bis zu einem Datum

Die Mail wird nie automatisch versendet, sondern nur als Entwurf abgelegt oder ausgegeben.

Schritt 6 – Export

Nachfragen: "Als Markdown fürs Wiki oder als CSV für das Aufgaben-Tool?"

CSV-Kopfzeile: Nr,Aufgabe,Verantwortlich,Frist,Prioritaet,Definition_of_Done,Status

Datumsformat im CSV: JJJJ-MM-TT. Status startet immer auf offen.

Regeln

• Nichts erfinden. Was nicht im Input steht, wird als [offen] markiert, nicht ergänzt.
• Keine Zuweisung raten. Wer nicht genannt wurde, ist nicht verantwortlich.
• Widersprüche im Input nicht auflösen, sondern in den Hinweisen sichtbar machen.
• Namen exakt so schreiben wie im Input.
• Vertrauliche Inhalte bleiben im Protokoll, wandern aber nicht in die Follow-up-Mail, wenn der Empfängerkreis grösser ist als der Teilnehmerkreis.
• Reihenfolge der Aufgaben nach Frist, früheste zuerst.

Anti-Patterns

• Den Gesprächsverlauf nacherzählen statt Ergebnisse festhalten.
• Aufgaben ohne Verantwortliche oder ohne Frist durchgehen lassen.
• Ein Team als verantwortlich eintragen ("Marketing macht das").
• Entscheide und Aufgaben in einer Liste vermischen.
• Aus einer Diskussion einen Entscheid machen, der nie gefallen ist.
• Die Follow-up-Mail länger machen als das Protokoll.

Qualitätscheck vor Abgabe

• Jede Aufgabe hat Verantwortliche, Frist, Definition of Done und Priorität
• Jeder Entscheid ist als Entscheid formuliert, nicht als Diskussionspunkt
• Offene Punkte haben eine Person, die sie klärt
• Abgeleitete Fristen sind als abgeleitet gekennzeichnet
• Follow-up-Mail passt zum Empfängerkreis
• Exportformat mit der Nutzerin geklärt

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Zuletzt aktualisiert: 02.09.2026 · Version 1.0.0 · skills.fragroger.ai

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